No344：「効果的な相談（相談の活用と相談の対応）をするために」その２

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「効果的な相談（相談の活用と相談の対応）
　をするために」その２
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インタフェース五十嵐仁です。
いつも本ブログをお読みいただき、ありがとうございます。

今回のテーマは、前回から引き続き「効果的な相談（相談の活用と相談の対応）をするために」その２
です。

前回は、【部下の声】に応える相談を受ける側
（上司）の対応の仕方のヒントでした。
今回は、主に【上司の声】に応える相談する側
（部下）が相談をうまく活用する方法について
述べていきます。

【部下の声】【上司の声】については、以下のブログをご覧ください。
『相談は双方向のやりとり、上司の声、部下の声」

● 相談する人に求めたいこと・相談のコツ

１．説明する自分自身が状況を整理してよく理解する
上司への相談の「目的」は、アドバイスとか指示を求めるものですから、相手が判断できるように、わかりやすい状況説明をしなければなりません。

そのためには、まず「自分自身」が、状況を整理して把握していることが必要です。
５Ｗ１Ｈで「自問自答」して、状況を整理し、よく理解してから相談しましょう。

５Ｗ１Ｈは、「なぜ、なに」／「どこ、いつ、だれ」／「どんな方法」と３つに区切って、日本語で覚えておくとよいでしょう。
複雑な状況や、込み入った話を整理するのに役立ちます。

２．相手の理解度を推察しながら、それに応じた説明をしましょう
次に、相手が、予備知識（相談事の背景や関連する知識・経験）を持っているかどうかを推察し、また話しながら感じとる必要があります。

「相手」の持っている予備知識がどの程度かによって、簡潔な説明でよいのか、ある程度詳しく説明したほうがよいのか、説明の仕方を変えましょう。
聞き手が予備知識を持っていれば、事実を簡潔に述べるだけで十分です。

持っていない場合には、相談内容の事実だけでなく、「経緯（いきさつ）」とか「全体状況」などの関連情報も伝えないと、相手には理解できません。

理解できなければ、相手は質問します。
その質問によって相手の理解度とか、知りたいことがわかります。
さりげなく、どの程度知っているか訊いてみるのもよいでしょう。

３．わかりやすい表現を工夫しましょう
時として、畑違いの人にも相談することがあります。
その場合には、自分が普段使い慣れている専門用語を使わないように気をつけましょう。

パソコンの操作がわからないときに、マニュアルを読んでみてもわからなかった経験はありませんか。これは、自分の知らない専門用語が出てくるからです。たとえ話を使うと、わかりやすくなります。

もちろん、自分も相談相手も、その分野の専門用語に通じている場合には、専門用語を使ったほうが効率的な相談ができます。

場合によっては、メモ、図、絵、グラフ、表など、目に見えるものにすると自分の頭の中も整理できるし、相手にもわかりやすいものです。

ここまで、相談する人の相談の仕方についてお伝えしてきました。


最後に、相談を受ける上司、先輩へ、前々回の【上司の声】、【部下の声】にあるような困った状況にならないための方法（相談のコツを伝える）をお話しします。

● 相談を受けた時に、相談する人に相談のコツを伝えてあげましょう

・問題が起きた場合には、躊躇（ちゅうちょ）することなく相談してくれていいよ。
・相談内容によっては、相談者である「相手」の余裕のあるなしも考えて手段を選ぶといいよ（相手が忙しそうだったら、Eメールや文書での相談と、面談を併用する）。

・込み入ったこと、複雑な内容の相談の場合には、朝一番で「おはようございます。実は、仕事のことで相談にのってほしいのですが。今日、時間をとっていただけないでしょうか･･･」という手もあるよ。

・相談の「目的」を明確にし、少しでも自分の意見を持って相談したほうがいいよ（そうしてほしい）。
・５Ｗ２Ｈで、状況を整理してから相談する（相手の知らない背景、経緯なども手短に伝える）ほうがいいでしょう。

・自分の相談したいことを話すだけでなく、相談相手の話にもよく耳を傾けることも大事。
・相談したら、必ず結果報告をすること、もちろん感謝も忘れずに伝える。そうするとまたこころよく相談にのってくれるよ。

さあ、いかがでしたでしょうか。
相談に乗ってあげて、さらに相談の仕方も教えて、相談する方と相談を受ける方の双方にとって、「相談しやすい、相談しがいのある人（上司）」、「分かりやすい相談、応えやすい相談ができる人（部下）」となることを目指していきましょう。

それでは、また次回。



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No343：「効果的な相談（相談の活用と相談の対応）をするために」その１

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「効果的な相談（相談の活用と相談の対応）
　をするために」その１
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インタフェース五十嵐仁です。
いつも本ブログをお読みいただき、ありがとうございます。

前回のテーマ「相談は、双方向のやりとり〜上司の声、部下の声」には、４通の感想メールが届きました。
ブログ発信者としては、ご反応戴くことは大変嬉しいことで、ありがとうございました。

４名の方は、私が講師をした研修の参加者(中堅社員・管理職)の方、クライアント先の部長さん、経営者（最初の会社の上司でもあります）とそのポジションは様々。
どの立場からも「相談」については関心が高いと感じました。

感想の中身は、ブログ記事について感じたこととさらに深く突っ込んで明確にするための質問であったり、双方の視点ということで直近の職場での相互理解のすれ違い（ズレ）の実例をお伝え戴いたり、お互いが思いやる心の大切さ等です。

もう一つは「その具体的な対応方法を教えてもらえるならうれしい。上司としての自分の対応を改善できるし、部下にも教えてあげられる。　次回が楽しみ！」（発信人はかっての上司）というご要望（リクエスト）メールでした。

ということで、今回のテーマは、前回の【上司の声、部下の声】のような、困った相談の仕方や困った相談の対応にならないためのヒントです。

とは言え、双方の立場での困り事は、相談場面での問題点と相談に行く前（するかしないか）や相談する際のタイミングまでと幅広い内容です。

今回は相談に来た場面での相談対応の仕方に絞って述べます。


【部下の声】（相談する部下から見た上司・先輩が問題だと思う点）から、その解消するための相談の対応（受ける方）のポイントは、コミュニケーションスキルで、５つあります。

１．傾聴する：まず、相談に来た部下の話を、途中で遮らず、最後までしっかりと聞くことです。相手が話しやすい様に、うなずきや相槌を打って聴くのです。相手の表情をよく見て、話の区切りで「なるほど」、「そうなんですね」等言葉を返す。

２．承認する：部下の言動を受け入れ、そのまま認めて言葉で返すことです。状況によっては肯定的な表現で言葉にして返すことも含みます。具体的には、「それもいいかもしれないね」、「確かにその気持ちは分かるよ」、「相談してくれて、ありがとう」等。

３．確認する：部下が相談に来た目的や相談して結果として何を得たいのか、相談に求めていることを相手に質問して話してもらい明確にし、共有することです。「この相談で何を得たい（知りたい、教えて欲しい）の？」、「相談してどうなればいいの？」等。確認は、もう一つあります。こちらは最後に述べます。

４．質問する：ここでは、相談していることについて部下自身が考えていることやこれまで実際に取組んだこと、取り組もうとしていること等を質問して引き出すことです。相談の中身についても他に大事なことはないかを質問して引き出します。

５．提案する：相談に答えるときアドバイス（助言）、教えるというよりは「提案」をする。相手が選択する案（複数）を示すという形で伝えて、何をするかは相手に決めて（選択して）もらうことです。

相談の最後には、「で、どうすることに決めたの？」、「何から始めるの？」と相手の結論を確認します（３．確認するのもう一つは、相手の意思決定、結論の内容を確認することです）。

話を聞いて、自分で分かったことですぐ（自分の）結論を出して、それを意見、アドバイスとして伝える、教えるとなりがちな上司の相談です。

今回お伝えしたいのは、「２．承認する」、「３．確認する」、「４．質問する」を意識的にしていますか？

相手（部下）が求めていることを十分理解してからでないと的はずれの答え（アドバイス）になる可能性が高いのです。
相談事を聞いたら（自分の解釈で）、すぐにアドバイス（自分の答え）へ飛んでいませんか？

今回は、【部下の声】に応える相談を受ける側（上司）の対応の仕方のヒントでした。

次回は、【上司の声】に応える相談する側（部下）の相談をうまく活用する方法について述べていきます。

それでは、また次回。



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No342：「相談は、双方向のやりとり〜上司の声、部下の声」

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「相談は、双方向のやりとり〜上司の声、部下の声」
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インタフェース五十嵐仁です。
いつも本ブログをお読みいただき、ありがとうございます。

さて、今回のテーマは、「相談は、双方向のやりとり〜上司の声、部下の声」。

昨日は毎年講師を務めている、北海道生産性本部主催の「職場の報連相レベルアップセミナー」を実施しました。

研修最後のグループ内の振り返り、感想発表で参加の中堅社員が、「テキストの『わかりやすい相談をするために』の〔上司の声〕を読んで、自分の相談が、上司からみるといつも外れていることに気づきました」と発言されていました。

今回はそのテキスト(原典は「NHC日本報連相センター研修資料」から)で気づかされたという、相談についての「上司の声」、そして少し後の頁にある「部下の声」を以下に転載します。

じっくりお読みください。

●相談を受ける方は困っています／ 上司の声です

報告も、連絡も、相手がいますが、とりわけ相談は相手との双方向のやりとりです。相手に時間とエネルギーの負担をかけますから、相談相手を困らせない、効果的な相談の仕方を心得えましょう。上司は、このようなことで困っています。上司の言葉に耳を傾けましょう。

【上司の声です】
・相談がなかった
・そこまで悩んでいたのなら、なぜ相談してくれなかったのだろうか
・納期が切迫し、手の打ちようがない、タイミング遅
　れの相談をする
・勝手に実行したあと相談にくる（相談という名の事
　後承認を求める）
・相談したいポイントがはっきりしないので、質問す
　ると、本人もわかっていない
・自分の意見を通したいため、同じことを幾度も相談
　する
・相談といいながら、自分の失敗を正当化するための
　言い訳をする人
・入社3年目になっても「どうしましょうか」という
　ような、自分の意見のない、指示待ち相談は困る
・自分の専門、自分の知識・経験では答えられない（相手違い）
・「君はどう思う？」と訊くと、「わからないから相
　談にきたのです」という･･･　不愉快だ
・相談にはくるが、その後の結果報告がない


●相談をする方も困っています／ 部下（新人・若手社員）の声です

報告も、連絡も、相手がいますが、とりわけ相談は相手との双方向のやりとりです。ということで、相談される上司の困っていることは、先に述べました。

一方、相談する側の部下はどうなのでしょうか？実は、部下も相談がしづらい、うまくできないと困っているのです。上司・先輩として効果的な相談の受け方、も考えてみましょう。

【部下の声です】
・相談がしづらい（できない雰囲気、表情が厳しく話
　しづらい）。
・上司や先輩が忙しそうで、相談のタイミングがつか
　めない。
・誰に相談したらよいのか分からない。
・相談しに行っても、最後まで話を聞いてくれない。
・相談をしたらいやそうな顔で「そんなこともわから
　ないのか」と言われた。
・自分が相談したい（ききたい）ことと違う話を長々
　と聞かされた。
・相談する人によって答えや考え方が違うので困って
　しまう。
・「自分の意見はないのか」と言われ、言ったら「違
　うだろう」と否定された。
・簡単なことは相談にのってくれるが、難しいことに
　ついては自分で考えろと言う。
・アドバイスをいろいろ言ってくれるが結局どうした
　らよいかハッキリしない。
・「君はどう思う？」と訊かれて「わからないから相
　談にきたのです」と素直にいったら、不愉快な顔に
　なって怒られた。

さあ、【上司の声、部下の声】を聴いて（読んで）いかがでしたでしょうか。

両方の視点を理解し、ご自身の立場で「相談しやすい、相談しがいのある人（上司）」、「分かりやすい相談、応えやすい相談ができる人（部下）」を目指していきましょう。

それでは、また次回。



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No341：「いい仕事をするためのリソース➂〜『情報』を活かす」

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「いい仕事をするための『リソース』➂
〜『情報』を活かす」
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インタフェース五十嵐仁です。
いつも本ブログをお読みいただき、ありがとうございます。

さて、今回テーマは、「いい仕事をするためのリソース➂〜『情報』を活かす」。
※前回までは「“いい仕事ができるため”でしたが、今回から“いい仕事をするため”としました」

いい仕事をするための『情報』と言うリソースは、その範囲は広いと言えます。

情報というと「インプット情報」、つまり自分が知る、認識・理解する、活用するための情報収集をイメージしますが、実は「アウトプット情報」自分発信や自己の情報を表出して、確認、理解を深めることもいい仕事をするためには重要です。

いい仕事に役立つリソースとして「情報」を以下の３つの区分で考えてみます。

１） 現在担当している自分自身の仕事（業務）に
　　直接かかわる情報、また業務遂行で必要な
　　インプット情報とアウトプット情報。
２） 今よりいい仕事をするために役立つ情報
３） 今すぐに役立つものではないが、担当している
　　 仕事、組織（会社、部所）において、そして
　　今後（将来）の自身の仕事に役立つと思われる
　　情報

もう少し具体的に言うと、
１）は、日々の業務遂行に関わり「指示・依頼」される内容、その実施結果を「報告する」内容、必要は情報共有「連絡」、そして問題解決のための「相談」等、いわゆる職場・仕事での「報連相」での情報です。
職場内・組織内のみならず、仕事での外部（関係先・顧客）との「報連相」の情報内容も含みます。

次に、２）は、前回のテーマでもある研修でのインプット情報、新たに習得した知識・スキルや振り返りで深めて問題認識、参加メンバーから得た体験情等々。仕事の能力向上や業務の改善に役立つ情報です。

最後の３）は、外部（お取引先、関係先）の今後の動向や業界情報及び他業界の情報、また景気や地域経済の動き、世の中、社会の変化や将来予測など少しマクロな情報です。
自分自身の今の仕事だけではなく、将来の仕事にも役立つという情報です。

もちろんこの３つの区分でも、組織における立場役割・視点（経営者、部所長、管理者、リーダー、担当者、等）によってもその範囲や内容は変わってきます。

あなたは、この３つのいい仕事の役立つ「情報」区分の各々について、どのように情報収集（受信・インプット）、共有（受発信）、情報発信（アウトプット）していますか？

このメールマガジンは、この区分では２）にあたるでしょうか。

私自身は、日々の業務遂行（研修・セミナーのトレーナー・コーチ、サポートコンサル等）の中での１）の情報、さらに私にとっての２）の情報に中からメルマガに載せるテーマを生み出しています。

私自身、仕事が忙しくなると１）の情報のインプット、アウトプットに明け暮れる事にもなりかねないので、ネット（サイトや動画、SNS）はもとより、人に会う、本から、メディア（新聞・TV）からと２）はもとより３）の情報インプット、アウトプットすることは不可欠です。


今回は「情報」リソースの概要的なお話でしたので、この「情報」については、さらに話を深めていきたいと思います。

それでは、また次回。



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