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「発信は連絡ではない～連絡は共有化するスキル」
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今回は『連絡』について、テーマは『発信は連絡ではない～連絡は共有化するスキル』
既に「連絡」は、『仕事で必要な情報を必要な人に、必要なタイミングで伝えて共有化すること』（Ｎｏ３６３、８月５日）と述べました。
一言で言うと、仕事に必要な情報を共有化することです。
この定義づけの一文から分かることは、その仕事についての情報が,なぜ必要なのか(意味・目的),誰に必要なのか,(相手)いつ必要なのか(タイミング),どこまで・どの位必要なのか(情報内容の詳細、分量等)を考えて行うことが、不可欠となります。
それを考えずにただ伝達するだけだと、必要でない情報共有化になりかねません。
大事な意味が伝わらなかったり、必要でない人にまでメールを送ったり、事前に必要な情報を既に終わった後に伝えたり等、が起こってしまいます。
この『必要な情報』がキーポイントで、さらにもう一つのキーポイントが『共有化』です。
この共有化を別の言葉で表現すると『発信≠連絡』（発信は連絡ではありません）です。
例えば、上司の課長に言われて、急いでＦＡＸをしたＢ君の例です。
課長「例の件,東京支店のＮ支店長に連絡してくれ
た？」
Ｂ君「ハイ,連絡しました(…FAXしましたので)。」
課長「そうか,まだ何も言ってこないが(…急ぎなの
に)。」
１時間後、
Ｂ君「課長、東京支店に電話しましたが、今日は、
Ｎ支店長、遠方に１泊で出張中だそうです。」
課長「何だって、なぜすぐ確認しなかったんだ。
それならＳ次長に連絡だ！」
いかがでしょうか。
ＦＡＸで送った、は発信したと言えますが、連絡する相手のＮ支店長にそれが届いて受け止めて貰ったという確認はしていませんでした。
連絡するとは、情報を共有化することですから、最低限相手が受信したのを確認して、連絡完了ということになるのです。
連絡したのに（メールしたのに、回覧したのに、朝礼で言ったのに）伝わっていなかった、というのは、連絡が『情報の共有化』、『発信≠連絡』と言う意味でしっかりと理解している立場からすると、そもそも連絡をしていなかった、ということになるのです。
同様に伝えた、伝達という言葉も本来の意味では相手に届いたということも含んでいますが、やや一方的な感じがします。
連絡は共有化ということで言えば、仕事上で言うと「３つの通じる」(No３６１：令和６年７月２９日)の少なくとも２つ目の『意味目的が通じている』と言うところまでは必要です。
但し、この場合は連絡した相手の関心度や理解度（力）が関わってきます。
今回のメルマガでの「連絡は必要な情報の共有化」(発信≠連絡)ということを学んで、皆さんご自身の「連絡」を振り返ってみていかがでしょうか。
もちろん十分できている、という方もいるでしょう。
あらためて見直すとまだまだ不十分な点もある、という方もいるでしょう。
そして、皆さん一人一人だけではなく、職場全体でのこの「連絡は必要な情報の共有化」(発信≠連絡)という考え方(の意味・目的)を共有化し、具体的行動として実践していきましょう。
それでは、また次回。
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