2016年05月05日

「マネジメントにおける報連相のフレームワーク」(2)〜報告・連絡・相談のもう一つの意味目的

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前回のブログで、「報告・連絡・相談(報連相)」の意味目的について、組織(会社)、職場で共通認識がないことが問題と書きました。
実はこの点は「報連相」だけに限らず、組織・職場で共通認識を持っていないために、仕事がうまく進まないということは数多くあります。

私の仕事の「人事・組織マネジメント」の分野で言えば、例えば「評価基準」、「管理者(部長、課長)の役割権限・責任範囲」、もっと身近で言えば「朝礼(朝のミーティング)の目的」、「挨拶の意味目的」等々。

このブログの読者で会社務めの方、又は会社勤務の経験のある方で、ご自身の会社では「評価基準」は明確でしたか?
「評価基準」について、全員(上司も部下も、そして社長まで)が共通認識を持っていたでしょうか?

「ウチは〇〇が一番なんだよね」(〇〇は、例えば「営業成績」、「正確さ(ミスがないこと)」、他には「長時間労働」(昨今は減ってきたでしょうが…)、「問題やクレームを起こさないこと」・・・等。

人事評価制度のある会社、制度があってもあまり機能していない(形だけ)会社、明確な制度はない、等様々でしょう。
どちらにしても人の集団ですから、完全に一致とまでいかなくても、先に挙げたような組織運営や仕事の進め方で大事なことは、かなりの程度その組織メンバーが共通認識(かつ経営の考えと限りなく近い理解)があることが必要です。

この共通認識がなく、バラバラだと時間の無駄だけならまだしも、大事な経営資源である社員の能力の発揮を妨げ、問題を起こして、モチベーションの低下や離職にもつながりかねません。


さて、少し話が他に事へ向かいましたが、一番言いたいことは、組織の仕事の進め方では、大切なことについて「共通認識」が必要だ!ということです。

本稿の結論にまいりましょう。
組織全体がしっかりとした報連相のできる職場にはなり、その結果としていい仕事ができる組織になるためには、「報告・連絡・相談」の意味目的について次のような共通認識を持つ事が非常に役立ちます。

〇報告とは:一番の基本の報告とは「指示・依頼に対してその案件を実施して、完了した結果を指示・依頼元に伝えること」です。
また、中間報告と言う言葉があるように、完了前でも必要によってはその時点での状況を伝えることです。

職場において自分が担当する業務の結果や状況は管理責任者である上司へ常に伝えておくことが必要です。

報告のキーポイントは、「義務」であることです。してもしなくてもいいものではなく、常にすべきことです。但し、どのようにするかは、職場や上司と共にルール化、仕組み化をしておくことが重要です。

〇連絡とは:職場で仕事をしていく中で「必要な情報をお互いに共有化し合うこと」です。

会社の方針を浸透させること、マニュアルやルール改正の周知、お客様からの伝言、他には各自の勤務状況(休暇や早引け)等、内容は様々です。必ず伝えるべきことから自発的に伝える(相手に役立つ情報等)迄範囲も様々です。

キーポイントは「共有化」です。単に一方的に伝えた(メモを渡した、メールした、等)ではなく、それが相手に伝わったことを確認して、初めて連絡が完了と考えます。

〇相談とは:一番基本の相談とは「一人で困ったら他者からアドバイスをもらうこと」です。
しかし、困るまでいかなくても。自分一人だけの考えでは必ずしもいい答(解決策や職務遂行方法)ではないこともあります。

そこで相談の意味をひろげると「二人以上でより良い問題解決をすること」です。言い換えると「相乗効果(シナジー)」と言えます。

その意味で、組織でいい仕事をするために「相談」の活用は不可欠です。自分自身のためでもあり、そして組織・職場(相手)のためでもあり、その両方のためです。相談は自発的に積極的に活用するものです。

〇最後に「報連相は、いい仕事をするために組織での情報の共有化を深めることが目的です」

以上の「報告・連絡・相談」の共通認識すべき意味目的は、「真・報連相」(一般社団方針日本報連相センターが提唱)の考え方を基にして、私の解釈で述べたものです。

これまでの一般的な「報連相」の意味や目的とは、次の3点で違っています。
1.組織における仕事の進め方(マネジメント)の視点で整理し直したこと
2.組織のコミュニケーションとして意味を加えていること
3.報連相は組織のどの役割階層にとっても必要であること

(さらに言えば、一組織のことだけではなく、社会全体に大切なこと)

上記の3つの点で、さらに「報連相」についてもう少し詳しい共通認識を得るために、次回は「報連相はマネジメントの大事な基本」のテーマで続けてまいります。

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posted by じんさん at 00:00| 北海道 ☔| Comment(0) | TrackBack(0) | 脳力開発・真報連相 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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