2024年04月16日

No347:今年度の職場方針・目標は何ですか?全メンバーに共有されていますか?

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今年度の職場方針・目標は何ですか?全メンバーに共有されていますか?
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インタフェース五十嵐仁です。
いつも本ブログをお読みいただき、ありがとうございます。

皆さん、新年度の目標(個人又は仕事でも、どんなジャンルでも)は何か決められましたか?私は、学びの行動目標を3つ決めました。
内容は、こちらへ(クリック)
実行への動機付けを高める(というかそうせざるを得なくする)ために敢えて公言しています。

さて今回のテーマは、「今年度の職場(会社、部門等)方針・目標は何ですか?全メンバーに共有されていますか?」です。
※4月が新年度スタートでない会社の場合は、その時期において、とお考えください。

私どものお客様の企業・団体の多くでは、年度初めに全社ミーティングや部門ミーティング等で年度目標・方針の発表・説明して共有を進めています。

この際には、「真・報連相」研修でお伝えしている『情報共有化の3つの深度』がポイントとなります。

具体的には、
深度1「事実情報の共有化/言葉が通じる」:数字・データや説明で伝える内容は知っている。
深度2「意味(目的)の共有化/意味が通じる」:何のためにやるのか、その意味・理由が納得できるレベルで分かっている
深度3「考え方の波長の共有化/思いが通じる」:思いが通じ合い、目的を共にして向かっていこうという思いが揃っている。

深度1の「事実情報の共有化」は、文章の配布、メールで伝える、説明してメンバーが知ることです。

深度2の「意味(目的)の共有化」は、一方的な説明から質問対話の双方のやりとり、確認・納得するまでの話し合いでメンバーにその意味が分かることです。

深度3は「考え方の波長の共有化」その伝わった意味・目的がなぜやるのかが腑に落ちて、実際にその目的実現のために目標を実行しようというやる気(思い)までが全員で揃っていることです。


あらためて簡潔にまとめると、
深度1「(方針や目標の内容は言葉で)知っている」
深度2「(方針や目標の内容について意味目的)が分かっている」
深度3「(方針・目標の内容へ向かっていこうという)気持ちが揃っている」。


さあ、皆さんの職場はどの深度迄到達していますか?
そのために何をどうしていますか?

具体的には何をしたら情報の共有化が深まるのか?
考えてみてください。

もちろん次回以降でそのヒントもお伝えします。


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2024年04月09日

No346:新入社員の「真・報連相」研修の感想から

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新入社員の「真・報連相」研修の感想から
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インタフェース五十嵐仁です。
いつも本ブログをお読みいただき、ありがとうございます。

今回のテーマは、
「新入社員の『真・報連相』研修の感想から」です。


4月第2週に入りました。
3月最終週と4月第1週に「報連相」メインの新入社員研修を担当しました。

報連相といっても、私どもインタフェースは、日本報連相センターの「真・報連相」を土台とした研修内容です。

従来の報連相「旧・報連相」は、
●報連相は個人が行う「報告・連絡・相談」の略称で、新入社員や若手社員の「ビジネスマナー」や「職場コミュニケーション」という程度の認識
●報告・連絡・相談の「基本的なやり方・手段」を初級社員に教えること、個人のビジネススキル(やり方・手段重視)がその内容

それに対して「真・報連相」は、
◎報連相は組織の上位者から下位者迄、全ての社員に求められる質の高い仕事の進め方そのもの(共通認識に基づく仕事の進め方)
目的や状況・相手、自己を考慮して、適切な報連相の手段を選択する
日本報連相センター「真・報連相」によるものです〕

新入社員研修での「報連相」とはいえ、手段・方法(やり方)を教えるだけではなく、
上記でも述べた【目的・相手・自己】の『3つの視点』で考えることと【言葉が通じる】だけではなく、【意味が通じる】【思いが通じる】までの『3つの通じる』の基本を理解して貰いました。


以下は昨日届いた先々週、先週の新人「報連相」研修受講者感想文からの一部抜粋です。お読みください。

分からないことをそのままにして『ハイ、分かりました』と返事をする怖さや新人の段階なのに相談もせず仕事をしてしまう怖さを、実体験をもとにしたケースワークから学びました」

「自分の推測だけで解釈するのではなく相手の認識と違いがないか情報を共有することを意識して仕事を進めていきたい」

「今日は、報連相が仕事の中で本当に大切なことなんだと思いました。人間で言うと血液のような役割を果たしているんだなと感じました」

「これまでは質問などあまりできずにいた。それは自分で解釈していたためと分かった。深く考え些細なこと迄疑問を持ち、質問できるようにしたい」

「元気な挨拶を普段から心がけ、話しかけやすい、話を聞いてもらいやすい環境作りに努めていきたい」、「本日から『相手に届くあいさつ』を心がけようと思う」

「本日の研修内容が、わたくしのこれからにすぐに生かせると思いました。伝えたからで終わるのではなく、本当に伝わったかを確認してやっと相手に伝わるんだと思います。‥中略‥誰よりも明るいあいさつをして、あの子がいると雰囲気が良くなるからこれからも一緒に働きたい、と思わせるようにしたいです」

いかがでしょうか。
私たちも初心と基本を振り返り、いい仕事ができるように新人や若手社員と一緒に「真・報連相」を進めてまいりましょう。


それでは、また次回。


「真・報連相研修」については、こちらへ


今回の記事へのご感想、ご意見、ご質問は、こちら迄:info*interface-h.co.jp 
*を@にして送信下さい。
メールご返信をお待ちしております。


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2024年04月02日

No345:「相談の本質は【相乗効果】、3つの相談」

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「相談の本質は【相乗効果】、3つの相談」
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インタフェース五十嵐仁です。
いつも本ブログをお読みいただき、ありがとうございます。

今回のテーマは、
「相談の本質は【相乗効果】、3つの相談」です。

前回までのテーマ「効果的な相談(相談の活用と相談の対応)をするために」では、相談をする側【主に部下】、相談を受ける側【主に上司】の双方の立場から考えてきました。

実際に会社の中での「相談」は必ずしも上司(先輩)と部下(後輩)とだけではなく、いろいろな関係(同じ職場内、他部署、時には社外など)の人同士で行われます。

私の研修では、相談の本質は【相乗効果】(=二人以上でより良い問題解決)と捉えて、その目的や内容・方法を考えています。
〔これは、日本報連相センター「真・報連相」に基づくものです〕

「真・報連相」では、報連相の実践ポイントを「真・報連相のレベル表」で〔1度から5度までの5段階のレベル、全61項目〕にまとめています。
※レベル表はこちらからダウンロードできます
(但し、個人学習用で、複製・配布厳禁です)。

このレベル表の〔相談〕1度、2度迄は、前回までの相談する方〔部下の側〕の実践ポイントです。

簡潔に述べると
【相談の1度】「どうしましょうか相談」(必要な時上司、先輩に相談)
・こまめに相談しているが、時には自分一人で「どうしようか・・・」と悩んでいる
・良い人間関係の上に良い相談(報連相)ができる

【相談の2度】「こうしましょうか相談」(自分の考えを持った相談)
・相談の中で「お願い」や「問題解決」もしている
・相談した人に対して、必ず結果報告をしている

そして、さらなる「相乗効果」としては、
【相談の3度】「もっとこうしたらいいのでは相談」(自分の相談事についての意見を貰うだけではなく、お互いの相談事への提案ができる)。
・「相談」する中で「意見具申」、「情報提供」、「上司の方針や真意の確認」もしている
・お客様、上司、社内外から相談を受けている
・当面の相談だけでなく、先々のことも相談している

以上のように意図的な相談をして、相談するだけではなく相談を受ける役割も果たすことができているレベルです。

このレベル3(3度)の相談で重要なスキルは先に(No342)述べた5つのスキルの中でも「傾聴」と「質問」、そして「提案」のスキルです。

レベル1(1度)の「どうしましょうか相談」は、早めに(2度)「こうしましょうか相談」になった方がいいですし、(3度)「もっとこうしたらいいのでは相談」が積極的にできる職場は問題解決が進み、情報の共有化も深まり、円滑な業務遂行もできる職場になります。

今回お伝えしたかったのは相談の本質は【相乗効果】(=二人以上でより良い問題解決)であり、相談には3つの相談があり。その3つの相談の1度から3度へレベルアップしようというお話でした。


それでは、また次回。



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2024年03月25日

No344:「効果的な相談(相談の活用と相談の対応)をするために」その2

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「効果的な相談(相談の活用と相談の対応)
 をするために」その2

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インタフェース五十嵐仁です。
いつも本ブログをお読みいただき、ありがとうございます。

今回のテーマは、前回から引き続き「効果的な相談(相談の活用と相談の対応)をするために」その2
です。

前回は、【部下の声】に応える相談を受ける側
(上司)の対応の仕方のヒント
でした。
今回は、主に【上司の声】に応える相談する側
(部下)が相談をうまく活用する方法
について
述べていきます。

【部下の声】【上司の声】については、以下のブログをご覧ください。
『相談は双方向のやりとり、上司の声、部下の声」

● 相談する人に求めたいこと・相談のコツ

1.説明する自分自身が状況を整理してよく理解する
上司への相談の「目的」は、アドバイスとか指示を求めるものですから、相手が判断できるように、わかりやすい状況説明をしなければなりません。

そのためには、まず「自分自身」が、状況を整理して把握していることが必要です。
5W1Hで「自問自答」して、状況を整理し、よく理解してから相談しましょう。

5W1Hは、「なぜ、なに」/「どこ、いつ、だれ」/「どんな方法」と3つに区切って、日本語で覚えておくとよいでしょう。
複雑な状況や、込み入った話を整理するのに役立ちます。

2.相手の理解度を推察しながら、それに応じた説明をしましょう
次に、相手が、予備知識(相談事の背景や関連する知識・経験)を持っているかどうかを推察し、また話しながら感じとる必要があります。

「相手」の持っている予備知識がどの程度かによって、簡潔な説明でよいのか、ある程度詳しく説明したほうがよいのか、説明の仕方を変えましょう。
聞き手が予備知識を持っていれば、事実を簡潔に述べるだけで十分です。

持っていない場合には、相談内容の事実だけでなく、「経緯(いきさつ)」とか「全体状況」などの関連情報も伝えないと、相手には理解できません。

理解できなければ、相手は質問します。
その質問によって相手の理解度とか、知りたいことがわかります。
さりげなく、どの程度知っているか訊いてみるのもよいでしょう

3.わかりやすい表現を工夫しましょう
時として、畑違いの人にも相談することがあります。
その場合には、自分が普段使い慣れている専門用語を使わないように気をつけましょう。

パソコンの操作がわからないときに、マニュアルを読んでみてもわからなかった経験はありませんか。これは、自分の知らない専門用語が出てくるからです。たとえ話を使うと、わかりやすくなります。

もちろん、自分も相談相手も、その分野の専門用語に通じている場合には、専門用語を使ったほうが効率的な相談ができます。

場合によっては、メモ、図、絵、グラフ、表など、目に見えるものにすると自分の頭の中も整理できるし、相手にもわかりやすいものです。

ここまで、相談する人の相談の仕方についてお伝えしてきました。


最後に、相談を受ける上司、先輩へ、前々回の【上司の声】、【部下の声】にあるような困った状況にならないための方法(相談のコツを伝える)をお話しします。

● 相談を受けた時に、相談する人に相談のコツを伝えてあげましょう

・問題が起きた場合には、躊躇(ちゅうちょ)することなく相談してくれていいよ。
・相談内容によっては、相談者である「相手」の余裕のあるなしも考えて手段を選ぶといいよ(相手が忙しそうだったら、Eメールや文書での相談と、面談を併用する)。

・込み入ったこと、複雑な内容の相談の場合には、朝一番で「おはようございます。実は、仕事のことで相談にのってほしいのですが。今日、時間をとっていただけないでしょうか・・・」という手もあるよ。

・相談の「目的」を明確にし、少しでも自分の意見を持って相談したほうがいいよ(そうしてほしい)。
・5W2Hで、状況を整理してから相談する(相手の知らない背景、経緯なども手短に伝える)ほうがいいでしょう。

・自分の相談したいことを話すだけでなく、相談相手の話にもよく耳を傾けることも大事。
・相談したら、必ず結果報告をすること、もちろん感謝も忘れずに伝える。そうするとまたこころよく相談にのってくれるよ。

さあ、いかがでしたでしょうか。
相談に乗ってあげて、さらに相談の仕方も教えて、相談する方と相談を受ける方の双方にとって、「相談しやすい、相談しがいのある人(上司)」、「分かりやすい相談、応えやすい相談ができる人(部下)」となることを目指していきましょう。

それでは、また次回。



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2024年03月18日

No343:「効果的な相談(相談の活用と相談の対応)をするために」その1

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「効果的な相談(相談の活用と相談の対応)
 をするために」その1

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インタフェース五十嵐仁です。
いつも本ブログをお読みいただき、ありがとうございます。

前回のテーマ「相談は、双方向のやりとり〜上司の声、部下の声」には、4通の感想メールが届きました。
ブログ発信者としては、ご反応戴くことは大変嬉しいことで、ありがとうございました。

4名の方は、私が講師をした研修の参加者(中堅社員・管理職)の方、クライアント先の部長さん、経営者(最初の会社の上司でもあります)とそのポジションは様々。
どの立場からも「相談」については関心が高いと感じました。

感想の中身は、ブログ記事について感じたこととさらに深く突っ込んで明確にするための質問であったり、双方の視点ということで直近の職場での相互理解のすれ違い(ズレ)の実例をお伝え戴いたり、お互いが思いやる心の大切さ等です。

もう一つは「その具体的な対応方法を教えてもらえるならうれしい。上司としての自分の対応を改善できるし、部下にも教えてあげられる。 次回が楽しみ!」(発信人はかっての上司)というご要望(リクエスト)メールでした。

ということで、今回のテーマは、前回の【上司の声、部下の声】のような、困った相談の仕方や困った相談の対応にならないためのヒントです。

とは言え、双方の立場での困り事は、相談場面での問題点と相談に行く前(するかしないか)や相談する際のタイミングまでと幅広い内容です。

今回は相談に来た場面での相談対応の仕方に絞って述べます。


【部下の声】(相談する部下から見た上司・先輩が問題だと思う点)から、その解消するための相談の対応(受ける方)のポイントは、コミュニケーションスキルで、5つあります。

1.傾聴する:まず、相談に来た部下の話を、途中で遮らず、最後までしっかりと聞くことです。相手が話しやすい様に、うなずきや相槌を打って聴くのです。相手の表情をよく見て、話の区切りで「なるほど」、「そうなんですね」等言葉を返す。

2.承認する:部下の言動を受け入れ、そのまま認めて言葉で返すことです。状況によっては肯定的な表現で言葉にして返すことも含みます。具体的には、「それもいいかもしれないね」、「確かにその気持ちは分かるよ」、「相談してくれて、ありがとう」等。

3.確認する:部下が相談に来た目的や相談して結果として何を得たいのか、相談に求めていることを相手に質問して話してもらい明確にし、共有することです。「この相談で何を得たい(知りたい、教えて欲しい)の?」、「相談してどうなればいいの?」等。確認は、もう一つあります。こちらは最後に述べます。

4.質問する:ここでは、相談していることについて部下自身が考えていることやこれまで実際に取組んだこと、取り組もうとしていること等を質問して引き出すことです。相談の中身についても他に大事なことはないかを質問して引き出します。

5.提案する:相談に答えるときアドバイス(助言)、教えるというよりは「提案」をする。相手が選択する案(複数)を示すという形で伝えて、何をするかは相手に決めて(選択して)もらうことです。

相談の最後には、「で、どうすることに決めたの?」、「何から始めるの?」と相手の結論を確認します(3.確認するのもう一つは、相手の意思決定、結論の内容を確認することです)。

話を聞いて、自分で分かったことですぐ(自分の)結論を出して、それを意見、アドバイスとして伝える、教えるとなりがちな上司の相談です。

今回お伝えしたいのは、「2.承認する」、「3.確認する」、「4.質問する」を意識的にしていますか?

相手(部下)が求めていることを十分理解してからでないと的はずれの答え(アドバイス)になる可能性が高いのです。
相談事を聞いたら(自分の解釈で)、すぐにアドバイス(自分の答え)へ飛んでいませんか?

今回は、【部下の声】に応える相談を受ける側(上司)の対応の仕方のヒントでした。

次回は、【上司の声】に応える相談する側(部下)の相談をうまく活用する方法について述べていきます。

それでは、また次回。



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