2016年05月05日

「マネジメントにおける報連相のフレームワーク」(2)〜報告・連絡・相談のもう一つの意味目的

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前回のブログで、「報告・連絡・相談(報連相)」の意味目的について、組織(会社)、職場で共通認識がないことが問題と書きました。
実はこの点は「報連相」だけに限らず、組織・職場で共通認識を持っていないために、仕事がうまく進まないということは数多くあります。

私の仕事の「人事・組織マネジメント」の分野で言えば、例えば「評価基準」、「管理者(部長、課長)の役割権限・責任範囲」、もっと身近で言えば「朝礼(朝のミーティング)の目的」、「挨拶の意味目的」等々。

このブログの読者で会社務めの方、又は会社勤務の経験のある方で、ご自身の会社では「評価基準」は明確でしたか?
「評価基準」について、全員(上司も部下も、そして社長まで)が共通認識を持っていたでしょうか?

「ウチは〇〇が一番なんだよね」(〇〇は、例えば「営業成績」、「正確さ(ミスがないこと)」、他には「長時間労働」(昨今は減ってきたでしょうが…)、「問題やクレームを起こさないこと」・・・等。

人事評価制度のある会社、制度があってもあまり機能していない(形だけ)会社、明確な制度はない、等様々でしょう。
どちらにしても人の集団ですから、完全に一致とまでいかなくても、先に挙げたような組織運営や仕事の進め方で大事なことは、かなりの程度その組織メンバーが共通認識(かつ経営の考えと限りなく近い理解)があることが必要です。

この共通認識がなく、バラバラだと時間の無駄だけならまだしも、大事な経営資源である社員の能力の発揮を妨げ、問題を起こして、モチベーションの低下や離職にもつながりかねません。


さて、少し話が他に事へ向かいましたが、一番言いたいことは、組織の仕事の進め方では、大切なことについて「共通認識」が必要だ!ということです。

本稿の結論にまいりましょう。
組織全体がしっかりとした報連相のできる職場にはなり、その結果としていい仕事ができる組織になるためには、「報告・連絡・相談」の意味目的について次のような共通認識を持つ事が非常に役立ちます。

〇報告とは:一番の基本の報告とは「指示・依頼に対してその案件を実施して、完了した結果を指示・依頼元に伝えること」です。
また、中間報告と言う言葉があるように、完了前でも必要によってはその時点での状況を伝えることです。

職場において自分が担当する業務の結果や状況は管理責任者である上司へ常に伝えておくことが必要です。

報告のキーポイントは、「義務」であることです。してもしなくてもいいものではなく、常にすべきことです。但し、どのようにするかは、職場や上司と共にルール化、仕組み化をしておくことが重要です。

〇連絡とは:職場で仕事をしていく中で「必要な情報をお互いに共有化し合うこと」です。

会社の方針を浸透させること、マニュアルやルール改正の周知、お客様からの伝言、他には各自の勤務状況(休暇や早引け)等、内容は様々です。必ず伝えるべきことから自発的に伝える(相手に役立つ情報等)迄範囲も様々です。

キーポイントは「共有化」です。単に一方的に伝えた(メモを渡した、メールした、等)ではなく、それが相手に伝わったことを確認して、初めて連絡が完了と考えます。

〇相談とは:一番基本の相談とは「一人で困ったら他者からアドバイスをもらうこと」です。
しかし、困るまでいかなくても。自分一人だけの考えでは必ずしもいい答(解決策や職務遂行方法)ではないこともあります。

そこで相談の意味をひろげると「二人以上でより良い問題解決をすること」です。言い換えると「相乗効果(シナジー)」と言えます。

その意味で、組織でいい仕事をするために「相談」の活用は不可欠です。自分自身のためでもあり、そして組織・職場(相手)のためでもあり、その両方のためです。相談は自発的に積極的に活用するものです。

〇最後に「報連相は、いい仕事をするために組織での情報の共有化を深めることが目的です」

以上の「報告・連絡・相談」の共通認識すべき意味目的は、「真・報連相」(一般社団方針日本報連相センターが提唱)の考え方を基にして、私の解釈で述べたものです。

これまでの一般的な「報連相」の意味や目的とは、次の3点で違っています。
1.組織における仕事の進め方(マネジメント)の視点で整理し直したこと
2.組織のコミュニケーションとして意味を加えていること
3.報連相は組織のどの役割階層にとっても必要であること

(さらに言えば、一組織のことだけではなく、社会全体に大切なこと)

上記の3つの点で、さらに「報連相」についてもう少し詳しい共通認識を得るために、次回は「報連相はマネジメントの大事な基本」のテーマで続けてまいります。

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posted by じんさん at 00:00| 北海道 ☔| Comment(0) | TrackBack(0) | 脳力開発・真報連相 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2016年05月04日

「マネジメントにおける報連相のフレームワーク」(1)〜報告・連絡・相談の意味目的は?

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3月末から4月初めに新入社員研修を4回実施しました。そのすべてが「報連相」の研修です。
4月下旬には、ある会社での全職員「報連相」研修も実施しました。

報連相研修で大切なことは、ビジネスパースンとして必要な個人のスキルの習得だけで終わらせないことです。多くの報連相研修では、報告・連絡・相談の簡単な意味を理解し(明確な定義ではない)、そのやり方(伝え方・話し方、聴き方)のポイントを学ぶだけ。

これでは、組織全体がしっかりとした報連相のできる職場にはなることはない。

いつも思うのは、新人以外の階層で「報連相」研修を実施すると、9割がたの会社、受講者で「報告・連絡・相談」の意味目的が共通認識されていない、またはやり方や形式レベルで留まっていること。

相互に「報告・連絡」また「相談」の意味目的が共通認識されていなければ、個々人でバラバラになるのは当たり前だ。
要は、報連相のスキル(やり方)の問題ではなく、意味目的を共通に分かって(これを共有化という)やっているかどうかが一番重要な問題なのだ。

ほとんどの報連相の研修や本、またネット情報でも明確な意味目的を明示した報連相のフレームワークは少ない。

研修で「報告とは?」「連絡とは?」「相談とは?」と新人に訊かれたら、何と答えますか?と質問して考えてもらうと、ほとんどが大体次のような回答となる。

「報告は:過去のことを伝える。自分に起こったことを伝える」
「連絡は:現在進行形と将来のことを伝える。相手は様々」
「相談は:わからないことを質問して答えてもらう」等。

これでは、ほとんど何のことがか分からない定義といえる。次の質問にどう答えるの?
○報告が過去のこと、起こったこって、何でもかんでも伝えるの?
○連絡することで過去のことは全くないの?
○相談するのは、わからないことだけなの?

あるサイトでは、以下のような目的を述べていた。
 アシタノレシピより引用

報告の目的は、自分の現状を知らせることにあります。
今現在、自分がどういう状態にあるか。過去から現在に至った経緯と結果をまとめ、現在の状況を把握し、次に向かおうとしている方向性と自分の意志を伝える。これが報告です。

連絡の目的は、その時折々で発生した事実を関係者に知らせることにあります。
連絡というのは、事実の周知が目的です。自分がどう思ったとか何を感じたかとか、そういうものは必要なく、基本的には事実を関係者に知らせる作業です。

相談の目的は、決断しかねている状況において、判断材料を増やすことにあります。
ビジネスには、決断しなければいけないことが多い。しかし、経験も知識も浅いうちは、自分が持っている判断材料だけでは決断しきれないことがあります。

以上は、これまで見た「報告・連絡・相談」の意味目的の中ではかなり優れモノだ。

次回は、私の研修でお伝えしている「報告・連絡・相談」の意味目的をお伝えします。


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posted by じんさん at 22:15| 北海道 ☔| Comment(0) | TrackBack(0) | 脳力開発・真報連相 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2016年05月01日

5月に入った(2016年も3分の1が過ぎた)ふり返り

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5月1日、今日は日曜日。
昨日までかなり冷え込んだ北海道、札幌も今日は朝から☀。

久しぶりに北海道神宮、円山公園、円山遊歩道をめぐる。今日は時節柄『花見散歩』だった。
約2時間ゆっくりと歩いてきた。

そして久しぶりのブログ。
毎年1月に昨年をふり返り、ブログを書こう!となる。そして今年も1月は10本、2月は1本の投稿。
もう1つのブログも1月3本の投稿。

もう一つ今年始めた「一日一生」そのスモールステップの「一日一計」も、1月で途絶え、2月に一瞬復活も続かず。

さあ、5月でリスタート!

人はいかに「ふり返り」ができないかを自ら示してしまった。
自分の仕事(一つ一つの研修プログラムやコンサルティング等)では、かなりできているが、中長期的なことは、すぐ置き去りになる。

昨年12月に『相談の活用』『相談力』をキーワードにして、自分の仕事である企業研修でそのプログラム、研修フレームワークを創ることを思い立った。「相談」は、今後の人と組織、社会にさらに重要性を増し、必要なコミュニケーションとなる。

このプロジェクト【課題】も今一つ足踏み状態。

毎日一歩一歩進んでいこう。
仕事を早く片づけ、必ず1日30分この『相談』プロジェクトの前進のための時間をとる。

今日がスタート『いまから、ここから、自分から』


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posted by じんさん at 21:07| 北海道 ☔| Comment(0) | TrackBack(0) | 今・ここ・私 から | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2016年02月06日

組織における『相談力』について考える(4)〜私自身の個人的「相談」体験B

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前回(1月17日)の記事では、物心ついて以降、最初の会社から転職するまでの個人的な「相談」についての経験をふり返った。

今回は、最初の会社に入って、職場(組織)における仕事に関わる相談についてふり返ってみる。

最初の会社リクルート(当時はまだ、日本リクルートセンターと言う長い名前だった)は、とにかくコミュニケーションが密な職場だった。

皆が皆外向性の性格だったわけではない(かくいう私もSPIのテストで内向型)。世間一般の会社よりは、入ってくる新入社員は明るく、元気で、強い子が多かったとは思う。

個々人の性格特性以上に、コミュニケーションをとる機会やツール等の環境条件が、この会社をあついコミュニケーション集団にしていたと思う。

具体的には、まず内定者の多くが、本社や近くの支社、営業所でバイトをする。当然入社以前から、社内に知り合いができる。

そもそも、学生バイト自体がリクルーティングのキッカケ(私の場合は、体育会幹部の就職モニター調査がきっかけ)。今で言えば、意図的なインターンシップ。

内定者時代にも、内定式後の懇親会からはじまり、内定者自身で作る内定者報や社内報の送付など、会社やお互いの情報共有・情報交換の機会が多い。

入社すると、社員アトラス(人間地図帳の意味)が配られ、全社員の顔写真とプロフィール紹介。自己申告の既婚、独身(恋人アリ、失恋中?募集中等)マーク付き。新入社員アトラスも別途あった。各部門ごとにも似たような自己紹介報もある。

実際に職場に入ると、各部門内で紹介される。仕事で他の営業所や部署に行くと、挨拶(自己紹介)させられたり、先輩と一緒に行くと紹介してくれる。

他にも、社員がお互い同士知り合えるチャンスが満載。入社式後の全社新入社員歓迎パーティやら、配属の各部署や各課での歓迎会(フォーマル、インフォ―マル多数)。

当時は、新入社員歓迎の社内イベント「山手線徒歩で一周」(山手線の前後左右を歩くルートで、夕方本社出発、朝方日比谷公園あたりでゴール)があった。

このイベントは新入社員は必参加、先輩社員は自由だったと思うが、新人のかわいい子を物色(もとい見つける)機会であったとか…。このイベントの最中でも、お互い同士紹介したり、されたりしていた。

また、当時急成長の会社であったので仕事は忙しく、9時、10時残業は当然だがそれから、ほぼ毎晩飲みに行く。そこでも店で(だいたい行先の店が決まっている)他部署の連中に合うと新人は紹介される。

仕事で実利もあるのだが、社内ではたくさん人を知っている、または知られている、つまり顔が広い人がエライという風潮もあった。

話しが職場の「コミュニケーション」と言うテーマになってしまったが、要はこのような職場であったので、相談といっても、そうかしこまってするわけでもなかった。もちろん、個人的な親しさと仕事は別と言う面はある。

仕事の面では、私は最初の配属が研修事業部門の営業担当であった。営業部署は事業部門は違ってもほぼ毎週(多くは金曜日、外出先から帰社後)1回営業会議。その週の活動報告と次週の行動予定の報告。

「ヨミ表」と言うのがあって、各人の営業アタック先や既存取引先絵の営業活動をこと細かに報告する。Aヨミ(今週又は今月必ず受注できる)が外れると、何でだ?どうするんだ?とくる。…これ以上の営業会議の詳細の描写は長くなるので、省略する。

まだ、まだあるが仕事の面でもコミュニケーション(報連相)をとる仕組みが数多くあった。

しかし、コミュニケーションが取れ、比較的相談もしやすかったのは、それ以外の要因も大きかった。それは皆若いということだ。

私が入社した当時は、当時社長の江副さんが40代前半。当然所長や課長も30歳前後、社員も皆若い。当然話がしやすい。

その(今思えば)非常に若い上司、先輩に「相談」した時のことだ。上司、先輩には個性的な人も多く、タイプはさまざまであった。ただ一つ共通点があった。

それは、相談した時に最初の対応である。何かわからない事や困ったことを相談すると、「五十嵐、オマエはどうしようと思っているんだ?」と必ず言ってもいい位、質問で返ってくることだ。

当時は「コーチング」と言う言葉もなかったが、ある面、相手(部下)自身に考えさせるという指導育成法であったのかもしれない。

何だか、職場での「相談」の話と言うより、最初の会社のコミュニケーションについての仕掛けや風土の話になってしまった。しかし、それが「相談」を活用する、活用できる組織として、非常に大切なことは間違いない。

私は、最初の会社のグループ会社も含めると4つの会社に勤めた。

最初の会社での、また残り3つの会社での、具体的な相談体験のふり返りは、また次回(次号)で続けよう。


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posted by じんさん at 22:18| 北海道 ☔| Comment(0) | TrackBack(0) | 脳力開発・真報連相 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2016年01月17日

組織における『相談力』について考える(3)〜私自身の個人的「相談」体験A

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皆さん、物心がついた時って、幾つ位の時ですか?
私の場合は、小学校に入る前。ですから5歳頃、そのころから考えて「相談」についてふり返っていきます。

小学校の時には、相談ということで思い浮かぶ記憶はほとんどない。
困ったことはあったと思うが、親に相談した記憶や少しは覚えている親しかった友達に相談、悩みを聞いて貰った事等、の記憶もない。

その後、中学校以降でもあまり相談の記憶はない。
高校選びには、特に悩むことはなかった。

高校に入って2年生から3年生になる春休みに、中学校2年から4年間片思いの彼女に電話して誘い、想いを伝えた。

これはかなりどうしようか迷った、と言うか躊躇した。それでも親、兄姉はもちろん、友達にも相談することはなかった(結果ははかなく散ったが)。

その後、大学選びも、先生からは少し無理かなと言われた大学に自分で決めて、親は任せてくれた。
(運よく合格。この結果の理由の一つは、先に述べた片思いの失恋〜2か月位落ち込んで、その後見返してやろうという気持ちで勉強に打ち込んだ)。

その後、大学では中学校の時に読んだ本(合氣道の開祖)の記憶で、合気道部に入部。

そのせいもあり、大学を選んだ理由であった「心理学」をあまり勉強せず、大学に残る理由もなく、3年生の時、同じ研究室の同期と二人で、公務員の勉強を始めた。

その時の夏休みの大学の運動部幹部の就職意識調査(バイト料あり)から始まったR社の学生バイトをした。

そして、春休みに1泊2日の研修体験モニターが決め手となって、公務員試験を一つも受けることもなく、その会社に就職を決める。
(これも考えてみれば、合気道部に入り、18名入って次々とやめて残った4名となったのが最初のバイトにつながった)
その際にも一切親にも相談せず。

その会社に入社後30歳を前に、転職。
この時も、結局上司にも報告のみ(考え直さないかとは言われたが)で相談せず、親にも相談せず。

ということで、自分自身の個人的ふり返りでは、ほとんど大事なことは自分一人で決めて、「相談」しない半生であった。

しかし、これは個人的な「相談」の話であって、最初のR社そして次の会社では、つまり仕事においては「相談」はもちろんした。

少し長くなったので、その会社(職場)での「相談」体験は、次回のブログに記すことにする。


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posted by じんさん at 22:22| 北海道 ☔| Comment(0) | TrackBack(0) | 脳力開発・真報連相 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2016年01月11日

読前感『1行バカ売れ』(川上徹也・著) 2016.1.11

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早速今日から「今から、ここから、私から」ブログの新しいカテゴリー『読前・読後感(書評・お薦め)』スタート。

最初の本は、『1行バカ売れ』。

⓪【購入・読むキッカケ、目的・意図】平成28(2016)年、1月10日購入。

実家の新十津川へ帰るときのJR札幌駅にて、行き帰りに時間があればというのと、万札を細かくするためにもう1冊と共に買った。

そんなキッカケだけど、目的は明確で、以下の3つ。
@)ブログのタイトルで引き付けるために
A)担当している研修「簡潔ワンペーパー」の参考、ネタとして
B)簡潔な文章、コメント力をつけるため(文章が長い、とよく言われる)

@【本書のテーマ「1行の力」について知っていること】

●「オヤッ!?」と思わせることが大事
●一番言いたいことを端的に、伝える/結論を明確にし、表現する
●誰を対象にしているのか?誰を振り向かせたい言葉にするか?

A【自分が著者なら、このテーマでどんな本を書くか】

〇具体事例山盛りで、感心させ、参考にさせ、具体的に考えさせる
〇具体事例で、改善例 befor(最初の表現) after(1行の力)、で示す
〇思わずなるほどと思う、人を動かす「1行タイトル、1行の言葉」の原則、実践ポイントを記載する。

B【本書から知りたいこと、得たいこと】

@)1行の力溢れる「言葉」を書く力に必要なことを知る
A)実際にブログのタイトルを、befor after で力ある言葉に帰ることができる
B)研修のテキストの表現力、伝達力をアップさせることができる

C【はじめに・目次・おわりに、を読んで ➀〜Bの予感・予測】


上記に書いた「1行を書く力」を本書では『キャッチコピー力』と呼んでいる。本を読んだだけでは変わらないは、目的を「キャッチコピ―力を上げる考え方と実践の仕方のヒントを得て、今後1か月間で具体的にアップしたと実感がつかめる位、本書で学んだことを活用して、ふり返る」こととする。

さあ、読むぞ!



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posted by じんさん at 18:39| 北海道 ☔| Comment(0) | TrackBack(0) | 読前・読後感(書評・お薦め) | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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